La protection de vos renseignements personnels est un principe fondamental à SWAP Working Holidays et Travel CUTS. Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels de manière responsable et seulement pour des mesures nécessaires pour les produits et services de voyage que nous offrons. Nous essayons aussi d'être ouvert et transparent quant à la fa�on nous traitons vos renseignements personnels. Ce document décrit notre politique de la protection sur la vie privée.

Les renseignements personnels sont des informations pouvant identifier un individu. Les renseignements personnels comprennent toute information concernant les caractéristiques personnelles (comme le genre, l'âge, le revenu annuel, l'adresse résidentielle ou le numéro de téléphone, l'origine ethnique, le statut familial), leur état de santé (histoire médicale, condition de santé, services médicaux reliés à ceux-ci) ou leurs passe-temps et points de vue (religion, politique, opinions exprimées par un individu, une opinion ou évaluation d'un individu). Les renseignements personnels doivent être distingués des renseignements professionnels (l'adresse de l'entreprise d'un individu et le numéro de téléphone), qui ne sont pas protégées par les lois législatives sur la vie privée. De plus, dû à la nature du travail de l'agence de voyage, nous avons aussi inclus dans notre politique et sommes résolu à protéger fermement les informations financières d'un individu incluant les renseignements de compte chèque et cartes de crédit.

SWAP Working Holidays, à l'origine simplement Student Work Abroad Program (SWAP), est une division de la Fédération Canadienne des Étudiantes et Étudiants (FCEE) et est administré selon un accord du Canadian Universities Travel Services Ltd traitant en tant que Travel CUTS. Travel CUTS est une agence de voyage à service complet et nous offrons des produits et services de voyage pour nos clients d'une grande gamme de fournisseurs de l'industrie. Par conséquent, nous travaillons avec plusieurs consultants et tiers compagnies qui peuvent, au cours de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Ceux-ci incluent nos partenaires à l'étranger, les compagnies aériennes, les compagnies de train, les grossistes, les fournisseurs de système de réservation et tout autre marchand relatif au voyage. Nous limitons l'accès à toute information personnelle nous détenons selon des mesures qui nous sommes raisonnablement possible. Nous avons aussi leur garantie qu'ils vont poursuivre les principes de protection sur la vie privée d'une manière appropriée conformément avec leur propre politique dictée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Comme toute agence de voyage, nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels afin de servir nos clients. Pour nos clients, les raisons premières de recueillir vos renseignements personnels sont comme suit :

• Comprendre vos besoins et votre admissibilité pour les produits et services
• Effectuer et garantir vos réservations de voyage et autres services relatifs au voyage
• Émettre vos documents de transport, bon d'échange et carte d'identification
• Procurer aux fournisseurs de voyage les renseignements nécessaires pour compléter l'achat d'un grand choix de produits de voyage
• Compiler les données statistiques et produire une recherche de marché
• Distribuer du matériel promotionnel
• Distribuer des publications auxquels ils ont été inscrits
• Vérification de conformité avec la loi

Veuillez SVP noter que toutes les compagnies aériennes sont obligées par les nouvelles lois sur la sécurité aux États-Unis et autres pays de donner accès aux autorités de la sécurité, des douanes et de l'Immigration aux informations sur les passagers. Par conséquent, tous renseignements nous détenons à propos de vous et vos plans de voyage peuvent être divulgués aux autorités concernées des pays sur votre itinéraire. Les données seront seulement utilisées pour des mesures de sécurité. Exemples de renseignements personnels nous recueillons pour ces raisons: nom, adresse, numéro de téléphone, âge, information sur votre carte de crédit, renseignements sur votre passeport ou visa, numéro d'assurance social, les cookies du site Internet et tout autre renseignement personnel nécessaire pour identifier correctement nos clients et leur droit aux services que nous organisons. Nous recueillons aussi les renseignements personnels de nos employés et nos compagnies affiliées pour assurer notre conformité avec les lois sur le travail, la rémunération, paiement d'impôt et tout autre fonction que nos employés et compagnies affiliées s'engagent.

SWAP Working Holidays et Travel CUTS comprennent l'importance de protéger vos renseignements personnels en leur possession, incluant les renseignements personnels qui ont été transférés à, ou re�u d'un tierce partie pour suivre le cours des activités commerciales pour le traitement ou autres raisons pour lesquelles vous avez consenti. Pour cette raison, nous avons pris la démarche suivante :

• Renseignement sur papier doit être sous supervision ou fermé à clé ou dans un endroit à accès restreint
• Matériel électronique doit être sous supervision ou fermé à clé ou dans un endroit à accès restreint en tout temps. De plus, des mots de passe sont nécessaires pour les ordinateurs.
• Renseignement sur papier est transmis par enveloppe ou boîte adressée et scellée par des compagnies réputées.
• Information électronique est transmis soit par ligne direct anonymement ou crypté.
• Nos employés sont qualifiés à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels seulement dans le but de compléter leurs tâches et conformément avec notre Politique de la vie privée
• Les consultants et agences externes qui ont accès aux renseignements personnels doivent accepter un accord de confidentialité avec nous et confirmer qu'ils respectent la LPRPDE

Nous devons conserver les renseignements personnels pour quelques temps pour s'assurer que nous pouvons répondre à toute question vous pouvez avoir à propos des services fournit et pour notre propre responsabilité auprès d'organismes de réglementation externes. Cependant, nous ne voulons pas garder vos renseignements personnels trop longtemps pour protéger votre vie privée. Nous gardons les dossiers de nos clients pour environ 2 ans. Nos clients et répertoires de contacts sont plus difficile à détruire systématiquement, nous éliminons alors ce type de renseignement quand nous le pouvons s'il semble que nous avons pas eu besoin de vous contacter de nouveau. Cependant, si vous le demandez, nous enlèverons ces informations de contacts immédiatement. Nous gardons tout renseignement personnel relatif à la correspondance générale avec des gens qui ne sont pas des clients, bulletins, séminaires ou un exercice de publicité pour 6 mois après que le bulletin, le séminaire ou l'exercice de publicité est terminé. Nous détruisons les dossiers en papier contenant les renseignements personnels par déchiquetage. Nous détruisons tout renseignement électronique par la supprimer et quand le matériel informatique est jeté, nous nous assurons que le matériel électronique est physiquement détruit. Sinon, nous envoyons une partie ou tout dossier à propos de notre client à notre client.

Il n'y a que quelques exceptions, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels nous détenons à propos de vous. La plupart du temps vous n'avez qu'à demander. Nous pouvons vous aider à identifier quels documents nous avons sur vous. Nous vous aiderons aussi à comprendre tout renseignement vous ne comprenez pas (plusieurs formulaires de l'industrie, langage technique, etc). Nous aurons besoin de confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous donner accès. Nous nous réservons le droit de charger des frais minimaux pour une demande comme celle-ci. S'il y a un problème, nous pouvons vous demander de faire une demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous le dirons dans les 30 jours dans la mesure du possible et vous donnez la raison, du mieux que nous le pouvons, pour laquelle nous ne pouvons pas vous donner accès. Si vous croyez qu'il y est erreur dans les renseignements, vous avez le droit de demander à ce qu'ils soient corrigés. Ceci est applicable aux faits réels et non sur des opinions professionnelles que nous avons partagées. Nous pouvons vous demander de fournir de la documentation pour prouver que nos dossiers sont erronés.

Nous devons obtenir votre autorisation expresse ou implicite avant d'obtenir ou d'utiliser vos renseignements à votre sujet ou de les divulguer à quiconque. Vous pouvez retiré votre autorisation à tout moment avec un minimum raisonnable de préavis, sujet à des limitations légales ou contractuelles. Pour retirer votre autorisation vous devez contacter notre officier sur la vie privée à l'adresse ou numéro de téléphone énuméré. À moins que vous disiez le contraire, vous nous donnez l'autorisation de recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels de manière décrite par cette politique pour les raisons mentionnées.

Notre officier en charge de la politique de la vie privée est disponible à répondre à toute question ou crainte que vous pouvez avoir. Si vous désirez faire une plainte formelle à propos de nos pratiques sur la vie privée, vous pouvez le faire par écrit à notre officier sur la politique de la vie privée à :

L'adresse de l'agent en charge sur la politique de la vie de privée SWAP :

Travel CUTS

187 College Street

Toronto, Ontario

M5T 1P7

Téléphone: 416.966.2887 x 266

Télécopieur: 416.966.6644

Adresse courriel: sedwards@swap.ca

Notre agent en charge de la politique de la vie privée reconnaîtra la réception de votre plainte, s'assurera qu'elle sera enquêtée rapidement et que l'on vous fournisse une réponse finale par écrit. Pour plus de renseignements généraux, le Commissaire à la protection de la vie privée et des renseignements du Canada supervise l'administration des lois législatives sur la vie privée dans le secteur privé. Le Commissaire agit aussi en tant qu'ombudsman pour les différends sur la vie privée. Le Commissaire à la protection de la vie privée et des renseignements du Canada peut être rejoint à:

112 Kent Street, Ottawa, Ontario K1A 1H3 ainsi qu'au :

Téléphone : 613.995.8210 Sans frais : 1-800-282-1376

Télécopieur : 613.947.6850 TTY : 613.992.9190

Courriel: info@privcom.gc.ca

Nous apprécions et estimons grandement votre appui. Chez SWAP Working Holidays et Travel CUTS, la vie privée ce n'est pas un privilège, mais bien un droit.